Yayasan SHEEP Indonesia menyadari bahwa faktor paling menentukan untuk menyelamatkan diri dari ancaman risiko bencana adalah ”penguasaan pengetahuan yang dimiliki oleh diri sendiri” dan kesiapsiagaan masing-masing sebelum ada bantuan anggota keluarga, teman, bantuan Tim SAR dan disekelilingnya. YSI menyadari bahwa tempat dan lokasi kerja baik di sekretariat pusat dan di lapangan belum tentu dan sepenuhnya siap dengan adaptasi serta teridentifikasi antisipasi resiko bencana. Selain itu juga melingkupi cukupnya pengetahuan dan kesadaran semua baik staf yang bekerja dan mereka yang datang ke kantor. Untuk itu, Bidang SDM, kerumahtanggaan dan didukung fasilitasi komi Manajemen Bencana berupaya menginisiasi peningkatan pemahaman risiko, meningkatkan kewaspadaan dan kesadaran melalui latihan Kesiapsiagaan Bencana, khususnya Simulasi Kesiapsiagaan Gempa Bumi dan Praktek Penggunaan Alat Pemadam Api Ringan (Apar).
Kegiatan menjadi rangkaian dari upaya penyegaran kesiapsiagaan dan mengidentifikasi lokasi rawan dan resiko bencana di tiap ruangan. Sebelumnya YSI juga pernah melakukan area watching dan penyusunan peta wilayah serta penyusunan poin operasional kesiapsiagaan belum sampai pada panduan kerja kesiapsiagaan bencana di lingkungan kantor dan tempat kerja. Kegiatan simulasi diikuti oleh sekitar 20 staf, beberapa warga sekitar Sapen sehingga juga turut belajar dan memahami proses.
Simulasi diawali tanpa adanya pembekalan singkat pada 16 Februari dari Fasilitator tentang kondisi dan kasus bencana. Fasilitator tidak menjelaskan apa yang harus dilakukan namun, semua diminta mempelajari peta yang ada, jalur evakuasi dan kemudian melihat sejauh mana kemampuan tiap staf dalam merespon dan bereaksi ketika ada gempa dan kebakaran.
Pelaksanaan simulasi kemudia dilakukan pada 17 Februari 2023 pada jam kerja Pukul 09.00. Dimulai sirine berbunyi tanda gempa mengguncang kantor YSI, gempa berkekuatan kecil tersebut tidak dirasakan oleh semua staf, hanya beberapa saja staf yang merasakan namun informasi terkait gempa sudah ramai disampaikan melalui grup pesan elektronik milik kantor sedangkan beberapa staf lain masih benerja seperti biasa. Pukul 09.05 terjadi gempa susulan berkekuatan 5.0 SR yang mengguncang kantor serta menyebabkan kerusakan cukup parah di beberapa bagian; kepanikan terjadi, beberapa staf berlari keluar, berlindung di balik meja dan ada beberapa yang terluka dikarenakan terkena reruntuhan; lima menit setelah gempa reda dan dipastikan aman 2 orang staf bergegas masuk dengan membawa peralatan medis untuk menyisir staf yang masih tertinggal, terdapat 2 orang staf yang mengalami fraktur sehingga tidak mampu untuk menyelamatkan diri dan tim medis bergegas untuk menyelamatkan staf yang terluka untuk dibawa ke lokasi yang aman. Gempa bumi juga berdampak pada rusaknya instalasi listrik yang menyebabkan adanya kebakaran di lantai 2, berbekal alat pemadam api yang tersedia dankesigapan staf, api mampu dipadamkan.
Berbekal hasil simulasi, tim manajemen bencana dan biro sekretariat kemudian melakukan review dan evaluasi proses dengan memaparkan serta mengidentifikasi gap antara apa yang terjadi, seharusnya dan pengetahuan kesiapsiagaan. Beberapa yang teridentifikasi adalah staf yang kesulitan akses jika melakukan proses evakuasi mandiri, perubahan rute jalur evakuasi, serta penambahan peralatan keamanan standar untuk menunjang keamanan kantor. Masturido selaku staf bidang tanggap darurat bencana mengatakan “semua input dari teman-teman nantinya akan dolah dan pastinya akan kami gunakan untuk usulan, pertimbangan penyusunan sistem operasional dan prosedur kesiapsiagaan” pungkasnya.” Selain itu, hasil ini juga dapat digunakan sebagai usulan dan penyesuaian agar staf mampu beradaptasi denga wilayah yang memiliki resiko, memahami rekan kerja yang teridentifikasi memiliki resiko juga potensi dalam menghadapi bencana. Kesadaran juga dibangun di internal staf pada upaya mitigasi dan kesiapsiagaan bencana di tempat kerja dan lingkungan sekitar dan tindak lanjut untuk menyusun panduan ketanggapdaruratan, EWS dan prosedur evakuasi di kantor sekretariat YSI dan kantor sekretariat di wilayah kerja YSI.